이번 포스팅에서는 함수보다 중요한 피벗테이블 사용방법 에 대해 설명하겠습니다.
엑셀에서 가장 편리한 기능이라고 한다면 단연 피벗 테이블입니다. 함수를 사용하여 계산하는 것보다 더 빠르고 더 다양한 결과값을 바로 구할 수 있습니다.
회사에서는 일부 부서를 제외하고 고급 함수, VBA 등을 사용하지 않습니다.
그렇기에 고급함수, VBA 를 학습하는 것보다 피벗테이블을 어려움 없이 사용하는 것이 더욱 효율적으로 업무를 하는데 도움이 됩니다.
물론 고급 함수와 VBA 까지 할 수 있으면 좋겠지만… 우리는 직장인이니까 할 일이 많습니다.
피벗테이블
데이터를 계산하고, 요약하고, 분석할 수 있는 도구입니다.
또한 데이터를 비교하거나, 패턴이나 추세를 살펴볼 수도 있습니다. 그것도 함수도 없이 클릭 몇 번으로 자동으로 할 수 있습니다.
만약, 함수를 사용하여 데이터 값을 구한다고 할 경우 모든 인수를 직접 작성하고 변경해야 합니다.
- 직급이 과장인 직원의 월 급여 합계
=SUMIF(D2:D11, “과장”, G2:G11) - 직급이 과장이고 평가가 A인 직원의 월 급여 평균
=AVERAGEIFS(G2:G11, D2:D11, “과장”, F2:F11, “A”)
이렇게 해당 값을 찾을 때마다 함수를 다시 작성해야 합니다.
만약 데이터가 복잡하거나 조건이 많다면? 그리고 인수의 값을 변경해야 할 경우에는?
이런 경우에는 피벗 테이블을 사용하는 것이 훨씬 편리합니다.
피벗테이블 사용 시 주의점
- 열 이름을 반드시 지정해야 합니다. 열 이름 중복이나 비어 있으면 피벗 테이블 메뉴를 불러오지 못하거나 제대로 값을 구할 수 없습니다.
- 데이터에 빈 셀이 없어야 합니다. 월 급여 등 숫자가 사용되는 데이터에는 0으로, 이름 등 문자가 사용되는 데이터에는 A와 같이 빈 데이터를 채워주는 것이 필요합니다. 나중에 별도 값으로 처리할 수 있습니다.
피벗테이블 사용 방법
피벗 테이블을 만드는 방법은 어렵지 않습니다.
1. 우선 피벗테이블 적용할 데이터 범위를 모두 선택합니다.
2. [삽입] – [피벗테이블]을 클릭합니다.
- 1번에서 선택한 데이터가 표시되어 있습니다.
- 1번을 하지 않고 2번부터 해도 자동으로 데이터가 입력이 되지만 가끔 범위가 맞지 않는 경우가 있기에 먼저 데이터를 선택해 주는 것이 좋습니다.
3. 피벗 테이블 필드가 우측에 표시가 되고 필요한 값을 클릭합니다.
- 직급이 과장인 직원의 월 급여 합계
– 오른쪽 피벗 테이블 필드에서 직급을 드래그 하여 행 필드로 이동하고, 월 급여를 드래그 하여 값으로 이동합니다.
– 과장 뿐 아니라 모든 직급의 월 급여 합계가 표시됩니다.
- 직급이 과장이고 평가가 A인 직원의 월 급여 평균
– 조건을 하나 추가합니다. 평가를 드래그 하여 행 or 열로 이동합니다. 행, 열은 표의 디자인만 달라질 뿐 내용은 동일하기 때문에 보기 편한 것으로 선택하여 사용하면 됩니다.
4. 합계를 간단하게 평균으로 변경할 수 있습니다.
– 피벗 테이블 필드 값에서 합계: 월 급여를 클릭하면 값 필드 설정 창이 나타납니다. 여기서 평균을 선택하면 평균을 쉽게 구할 수 있습니다.
이상 함수보다 중요한 피벗테이블 사용방법 에 대해 설명하였습니다.
가장 기본적인 사용방법입니다. 추후 포스팅에서 조금 더 다양한 사용방법을 설명 드리겠습니다.
감사합니다.
